כיצד להיות יעילים בעבודה, בעולם של הרבה הסחות דעת?

עובדי דור ה-Y (ילידי שנות ה 80 וה 90) מוצאים את עצמם מתמודדים עם אתגר לא פשוט בעבודה- לכולם היום יש חשבונות ברשתות החברתיות: פייסבוק, וואצאפ, אינסטגראם, לינקדאין, סנאפצ'ט ועוד. בנוסף לזה יש לכולנו על צג המחשב תיבת מייל פתוחה שמתריעה על הודעות חדשות כל הזמן ונכנסות משימות חדשות שעלינו לבצע.
כמו כן, רובנו נמצאים עם הסמארטפון על שולחן העבודה. כך קורה שבכל רגע נתון נכנסות לנו המון התראות. לדוגמא מחשבון הפייסבוק, וואצאפ, או מתיבת המייל. בנוסף, מדי פעם הקולגות שלנו מהמשרד ליד רק עוברים לשאול "משהו קטן"- ומהלך העבודה התקין שלנו מופסק מידית.

בכמה זמן עבודה עולה לנו כל הפסקה כזאת?

קחו לדוגמא התראה שאתם רואים על צג המחשב על הודעה חדשה בתיבת המייל. נניח שרק עזבתם לרגע את מה שעשיתם ובדקתם את אותה ההודעה- ונניח שתוך כדי בדיקת המייל נכנסה התראה חדשה למובייל ורק בדקתם לראות במה מדובר ובאותו רגע נכנס אחד הקולגות למשרד לשאול "שאלה קטנה". עכשיו אתם רוצים לחזור לעשות את מה שהפסקתם. ככל הנראה יקח לכם בערך עשר דקות לסיים את ההפסקה הקצרה הזאת ולנסות לחזור למה שעשיתם. ועכשיו השאלה כמה זמן יקח לכם לחזור להיות ממוקדים? זאת שאלה שעשו עליה לא מעט מחקרים (כדוגמת המחקר של פרופ' דן אריאלי ופרופ' יואב שוהם שבעקבותיו פיתחו השניים את אפליקציית Timeful שנרכשה ע"י גוגל) וגילו שככל הנראה יקח לכם בין 15 דקות עד חצי שעה להתמקד בחזרה! 

הסמארטפון השתלט על חיינו

לא מעט נכתב ברחבי הרשת אודות השתלטות הסמארטפון על חיינו. נתון מענין הוא העובדה שהישראלים בודקים את הסמארטפון שלהם מאות פעמים ביום, בודקים מה חדש בפייסבוק מספר פעמים בשעה ואת תיבת המייל פעם בדקה או שתיים. עם כל כך הרבה הסחות דעת, איך אנשים מצליחים לעבוד?

הנה כמה טיפים להתייעלות:

מהן נקודות החולשה שלך?

טיפ: זהו את נקודות החולשה שלכם ונטרלו אותן. שימוש בתוכנות ניטור - כמו תוכנת Ekran המותקנת במחשב ועוקבת ברקע אחרי מה שאתם עושים- יעזור לכם לגלות על מה באמת אתם מבזבזים את הזמן שלכם במשך היום. (למידע נוסף על תוכנת Ekran לחץ כאן).

יש לכם יותר מדי גירויים בסביבת העבודה? נטרלו אותם

טיפ: נטרלו את ההתראות מתיבת המייל והחליטו על שעות מסוימות שבהן קוראים את המיילים. מייסד השיטה, טימותי פריס, מחבר הספר "4 שעות עבודה בשבוע" ממליץ לקרוא מיילים רק פעמיים ביום. בלוגרים רבים מצטטים אותו ועוסקים בשיטות לקריאת מייל רק פעמיים ביום. אנחנו נסכם את זה כך: אם תבינו מהן השעות הקריטיות בהן חשוב שתענו על מייל במהלך היום ותגדירו שעות מסוימות בהן אתם עונים על מיילים (נניח 3 פעמים ביום) תוכלו לייעל את עבודתכם משמעותית. כפי שהסביר פרופסור דן אריאלי, חוקר מוביל בכלכלה התנהגותית, במאמר שפורסם בכלכליסט: "אימייל הוא המחולל מספר אחת של מעברים בין משימות. לא משנה מה אתה עושה כרגע, תמיד יש לך בצד אימייל. והמעבר לבדיקת אימיילים כמוהו כהחלפת הילוכים בחשיבה: כשתחזור למשימה העיקרית שלך ייתכן שיעברו 15 דקות לפני שתוכל לחזור לזרם המחשבה הראשי".

כך למשל, אם בבוקר כשאתם מגיעים יש הצטברות של מיילים מאתמול, תוכלו להחליט שאתם קוראים בשלב הזה את המיילים ומסדרים את האג'נדה שלכם לאותו היום. המיילים הבאים שמתקבלים יוכלו להיות מנותבים למערכות ניהול פרויקטים (כמו Trello, Slack וכו ), אותם תקראו בהמשך היום בזמן שתקצו לזה מראש- נניח בשעה 13:00 בצהרים. כך יוצא שעד הצהרים, אם לא יהיה משהו דחוף על הפרק, אתם תהיו חופשיים מרוב ההסחות הדעת. משימות חדשות שנכנסו בשלב הזה, ינוהלו על ידיכם בצורה מסודרת באמצעות מערכות הניהול. כך קצב כניסת ההודעות החדשות לתיבת המייל שלכם לא ישפיע על סדר היום או על סדר העדיפויות שקבעתם מראש.

טיפ: צרו סביבת עבודה נפרדת לעבודה ולהפסקה. כשאין הפרדה בין "ביזנס" ל"פלז'ר" המוח שלכם מוסח בקלות בכל פעם שאתם יושבים לשולחן העבודה ואתם עלולים לעבור באופן אוטומטי ממסך אחד שאתם עובדים עליו למסך אחר של גלישה לא יעילה באינטרנט.

טיפ: הרחיקו את הסמארטפון משולחן העבודה ובדקו אותו רק בזמנים קצובים. נטרלו את ההתראות, והרחיקו אותו מהעין.

ניהול ותעדוף משימות

טיפ: עבדו על משימה אחת בכל פעם. המטרה של מולטי טסקינג היא לא בהכרח לפתוח מאה משימות חדשות במקביל ולא לסיים אף אחת מהן. בכל פעם שזרימת העבודה שלכם מופסקת אתם נאלצים לחזור ולהיות ממוקדים בכל פעם מחדש, מה שמוביל לאיבוד זמן יקר. בנוסף אתם מאבדים ריכוז ואנרגיה בכל משימה חדשה נוספת שאתם פותחים. יכולת טובה של מולטי טסקינג באה לידי ביטוי בכך שאתם מסוגלים לנהל כמה משימות במקביל ולסיים אותן לפי סדר עדיפויות שהגדרתם מראש. אם תגדירו סדר עדיפויות מראש ותסיימו כל משימה על פי סדר העדיפויות שקבעתם, תגיעו לתוצאות מהר יותר.

לסיכום, בעולם של הרבה הסחות דעת, נדרשת מאתנו עבודת הכנה וקביעת אסטרטגיה כדי ליעל את העבודה שלנו. אם תזהו ותנטרלו את הגורמים העיקריים להסחות הדעת, ובנוסף תדעו לנהל את הזמן שלכם טוב יותר באמצעות תוכנות מתקדמות לניהול משימות ותסיימו את המשימות שהתחלתם בהן, תשיגו תוצאות טובות יותר ותגיעו להספק גבוה משמעותית ממה שהורגלתם אליו עד היום.

לקבלת טיפים לכתיבת קורות חיים לחץ כאן

מלאו פרטים ונחזור אליכם